現在、数多くの企業ではExcelを用いてデータを処理していることかと思います。これは、Excelが直感的に扱いやすいという点にあると思います。しかしながら、データ数が多くなるとExcelでの処理は時間がかかり、またエラーの要因にもなります。そこで、Accessでデータ処理をすることが業務効率の改善に繋がると考えられますが、そのためには、Accessへデータを移行する必要があります。そこで今回は、AccessファイルへExcelデータを簡単にインポートする方法を紹介します。
サンプルデータ： Excelファイル
Accessにデータを取り込むためにサンプルデータをExcelファイルで作成します。データ項目は、「氏名」、「カナ」、「性別」、「生年月日」及び「年齢」としました。
■サンプルデータ
| 氏名 | カナ | 性別 | 生年月日 | 年齢 |
| 手島 敏郎 | テジマ トシロウ | 男 | 1980/7/25 | 40 |
| 川西 倫子 | カワニシ ミチコ | 女 | 2004/7/13 | 16 |
| 朝倉 和裕 | アサクラ カズヒロ | 男 | 1976/2/15 | 44 |
| 田端 卓雄 | タバタ タクオ | 男 | 1973/7/30 | 47 |
ここで、氏名、カナ、性別は「テキスト型」として、生年月日は「日付型」として、また年齢は「数値型」としてデータを取り込みます。
Accessファイルにおけるテーブル
データインポートをするAccessファイルで、データ保存先のテーブルを作成します。テーブルの構造は次のとおりです。
■テーブル構造
| フィールド名 | データ型 |
| 氏名 | 短いテキスト |
| カナ | 短いテキスト |
| 性別 | 短いテキスト |
| 生年月日 | 日付/時刻型 |
| 年齢 | 数値型 |
なお、作成したテーブルの名称は「サンプルテーブル」としました。
データインポート
サンプルデータとデータの入れ物であるサンプルテーブルを作成しましたので、早速データインポートをしてみましょう。
Accessファイルの「外部データ」タブ中「新しいデータソース」を選択し、さらにインポート元である「Excel」を選択します。
続いて、外部データのディレクトリパスとインポートデータの保存先を設定します。まず、図3に示すように「ファイル名」の「参照」ボタンをクリックし、参照するExcelファイルを選択します。これにより「ファイル名」にインポート元Excelファイルのパスが表示されます。
続いて、「レコードのコピーを次のテーブルに追加する」にチェックを入れ、今回の場合はインポート先である「サンプルテーブル」を指定します。
スプレッドシートインポートウィザードが開き、Excelファイルのどのシートをインポートするか指定することになります。今回は「Sheet1」のデータをインポートします。（ここで、Excelでインポート範囲を指定して名前を付けておくことで、その箇所だけのインポートをすることも可能となります。）
ワークシートを選択した場合、対象シートの1行目がタイトル行として認識されます。
インポート処理が終わると図6に示す画面が表示され、「完了」ボタンをクリックすることで操作が完了する。
これまでのインポート操作を保存する場合は、図7に示す「インポート操作の保存」にチェックを入れ、「閉じる」をクリックします。保存しない場合は、チェックを入れずに「閉じる」をクリックしてください。
インポート処理が終了した後、「サンプルテーブル」を開くと図8に示すようにExcelファイルのデータがインポートされていることを確認できます。
まとめ
今回は、ExcelファイルのデータをAccessファイルへインポートする方法を紹介しました。Accessの機能を使うことで簡単にデータインポートをすることができ、またその後はクエリ等を用いることで迅速なデータ処理をすることが期待できます。このようにして業務効率の改善を図ることができますので、是非実践してみてください。
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