Accessによる採番システム　その3　フォームの設計

前回は、採番システムに向けたデータ保存用のテーブルと、文書管理コード用のマスタテーブルを作成しました。

今回は、ユーザーインターフェースであるフォームについて作成をしていきます。

作成するフォームに求める機能

採番システムを構築する上で、必要な機能は年度単位で文書管理分類毎に採番をし、この際に、自動で番号が発番されることとしました。それ以外の必要事項は基本的にユーザー側が入力するものとします。

前回、テーブルの各フィールドに対するデータ定義について検討をしましたが、これらのフィールドに対してどのようなデータ入力ができるかを考えていきましょう。

まずは、「識別ID」フィールドですが、こちらはオートナンバー型として各レコードに対してユニークな情報を与えるために設定するものです。

「文書管理分類」フィールドですが、こちらは「T_項目マスタ」のコードフィールドを格納することで対応が可能です。

「年度」フィールドは、採番した日の日付情報から年度を取得するようにします。ここは、Date関数による日付取得とVBAによるコーディングが必要になりますが、あまり身構えずに気軽にいてください。以前に似たような事例について紹介していますので、参考にしてください。

「連番」フィールドについては、文書管理コードと年度の情報からすでに取得している番号に「1」追加するインクリメント処理をすることで取得する方法とします。

「文書題目」、「作成者」及び「作成日」フィールドはユーザーが自由に登録できるようにします。

また、これらデータはT_管理テーブルにフォーム経由で直接インプットするのではなく、いったんテキストボックス等に値を入力し、エラーチェックを仕掛けた後にインポートする処理プロセスとします。

最後に、フォームでは文書管理コードを選択すると、当該年度における採番リストが表示される仕組みを設けたいと思います。

今回は採番システムにおけるフォームの要件について列記しました。

本記事を読んでくださっている皆様は、是非著者がどのように機能系を作りこんでいくかを想定してみてください。作り方については、千差万別、多数の作り方がありますので、どれも間違いではないと思います。

いずれにおきましても、システム作りに際しては、どのような仕組みを設けたいかをあらかじめ抽出しておくことで、機能系の作りこみに漏れなく対応ができるようになりますので、是非参考にしてみてください。