Accessでは蓄積したデータを表形式の「テーブル」に格納しますが、万人がデータをテーブルで確認することは難しいです。特に、Accessを使ったことのない人に、テーブルでデータを閲覧させることは、データの保守管理上も好ましくありません。そこでユーザーインターフェースとして「フォーム」を作成することで、Access内のデータを閲覧しやすくすることができます。
事前準備
今回は、Accessに初めから備わっているフォームウィザードを活用してフォームを作成していきます。なお、テーブルは以下の記事で紹介した際に作成したものを用いることとしますので、予めご確認いただければと思います。
ここで、作成したテーブルは「ID」、「ファイルパス」及び「作成年月日」フィールドを持ち、図1に示すデータを保存していることとします。（VBAの処理により、対象フォルダに保存されているファイルのパスを取得し、テーブルに格納した結果の図です。）
以上を踏まえて、フォームを作成していきましょう。
フォームウィザードの操作手順
フォームウィザードを用いるために、図2に示すように「作成」タブの「フォームウィザード」をクリックします。
フォームウィザードを起動すると、図3に示すようにフォーム上に表示するフィールドを選択する画面が出てきます。今回は、全てのフィールドの情報をフォームに表示させることとし、「>>」をクリックして全てのフィールドを「選択したフィールド」側に移動させます。
続いて、図4に示すようにフォームのレイアウトを指定する画面が表示されます。今回は単票形式のフォームを作成することとし、「単票形式」のラジオボタンにチェックを入れます。
これでフォームの形式の設定が一通り完了しましたので、最後に作成したフォームの名前を設定します。図5に示すとおり、今回は「画像確認フォーム」と入力し、また作成したフォームをすぐに確認するために、「フォームを開いてデータを入力する。」の選択をして完了とします。
以上で、フォームウィザードによるフォームの作成操作は完了です。
図6のとおり、フォームが自動作成されるかと思います。しかしながら、「作成年月日」のテキストボックスでは文字切れにより値が「＃」で埋められています。
そこで、文字切れを修正するために自動生成されたフォームのレイアウトを修正していきます。図7に示すように、「ホーム」タブの「表示」ボタンから「デザインビュー」を選択します。
さらに、デザインビューで文字切れを起こしている「作成年月日」のテキストボックスの幅を調整します。
これで調整は完了しましたので、改めて「表示」ボタンからフォームビューを選択してください。すると、図9のような結果が得られていると思います。
このようにして、テキストボックスの幅が十分な長さになったことで、文字切れを解消することができました。ウィザードを用いると、細やかな部分での微修正が必要になることは良くありますので、今回の例のようにデザインビューを立ち上げて、都度修正するようにしてください。
まとめ
今回は、Accessに初めから備わっているフォームウィザードを活用してフォームを作成する方法を紹介しました。紹介した例では、作成されたフォームは単票形式でしたが、帳票形式などでもフォームの自動生成ができますので、用途に合わせて活用していただければと思います。
次回は、今回作成したフォームをさらに拡張して画像を確認するためのフォームを作成する方法を紹介したいと思います。
Accessでデータベースを作成するにあたって、専門書も参考になりますので、お手元に用意されるといざというときに非常に便利です。
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